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Business Japanese: 60 High-Frequency Workplace Phrases
Browse 60 practical Business Japanese sentences for joining a workplace, confirming tasks, and asking for clarification, with reviewed furigana, natural English translations, and usage notes. The complete OCAT collection contains 400 sentences across 16 common work situations.
Business Japanese is not simply a stack of honorific formulas. Misunderstandings are prevented more effectively when you state the purpose, scope, deadline, completion criteria, and your own understanding clearly, while choosing a tone that fits a colleague, manager, or client.
This page publishes the first 60 sentences from the full collection: entering a workplace and handling everyday communication, receiving and confirming tasks, then asking for clarification and correcting misunderstandings. Every sentence retains reviewed furigana, a natural English translation, and a usage note that is genuinely useful.
1. Joining the workplace and everyday communication
25 phrases
Use these expressions when joining a company, introducing yourself, making small talk, and reporting your attendance status.
001
本日ほんじつ から 営業企画部えいぎょうきかくぶ に 配属はいぞく になりました。 王ワン と 申もう します。 As of today, I have been assigned to the Sales Planning Department. My name is Wang.
「～に配属になりました」 states a new assignment; 「～と申します」 is used for a formal self-introduction.
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002
前職ぜんしょく では 三年間さんねんかん 、 法人向ほうじんむ けの 営業えいぎょう を 担当たんとう していました。 In my previous position, I spent three years handling corporate sales.
「前職では～を担当していました」 gives a concise account of previous work experience.
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003
主おも に 市場調査しじょうちょうさ と 資料作成しりょうさくせい を 担当たんとう します。 I will mainly be responsible for market research and preparing materials.
「主に～を担当します」 explains the speaker's principal current responsibilities.
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004
まだ 不慣ふな れな 点てん も 多おお いですが、どうぞよろしくお 願ねが いいたします。 There is still a great deal I am unfamiliar with, but I look forward to working with you.
「不慣れな点も多いですが」 humbly acknowledges that the speaker is still adapting.
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005
こちらは 今回こんかい のプロジェクトを 担当たんとう する 田中たなか さんです。 This is Tanaka, who will be responsible for this project.
「こちらは～です」 can introduce a colleague or the person responsible for a task.
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006
ご 不明ふめい な 点てん があれば、 私わたし か 田中たなか にお 声こえ がけください。 If anything is unclear, please speak to either me or Tanaka.
「～にお声がけください」 politely invites the listener to contact or ask a designated person.
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007
おはようございます。 昨日きのう は 遅おそ くまでありがとうございました。 Good morning. Thank you for staying so late yesterday.
Following the morning greeting with specific thanks for the previous day's help sounds natural and considerate.
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008
お 先さき に 失礼しつれい します。 何なに か 急いそ ぎで 対応たいおう しておくことはありますか。 I will be leaving now. Is there anything urgent I should handle before I go?
「お先に失礼します」 is used when leaving before others; the second sentence checks for urgent work. This is an internal workplace greeting, not an expression for clients.
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009
お 疲つか れさまです。 先さき ほどのご 説明せつめい 、とても 参考さんこう になりました。 Thank you for your hard work. Your explanation earlier was very helpful.
「参考になりました」 thanks someone for information that proved useful.
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010
こちらこそ、 迅速じんそく にご 対応たいおう いただきありがとうございました。 Likewise, thank you for responding so quickly.
「こちらこそ」 returns the other person's thanks while expressing your own gratitude.
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011
週末しゅうまつ はゆっくり 過す ごせましたか。 Were you able to have a relaxing weekend?
「ゆっくり過ごせましたか」 is light small talk that does not intrude too far into a colleague's private life.
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012
週末しゅうまつ は 京都きょうと で 少すこ し 観光かんこう してきました。 I did a little sightseeing in Kyoto over the weekend.
「～てきました」 naturally describes something the speaker has just experienced or done away from the current place.
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013
それでは、そろそろ 作業さぎょう に 戻もど ります。 Well then, I should get back to work.
「そろそろ～」 naturally closes small talk and returns to the task.
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014
電車でんしゃ の 遅延ちえん で、 到着とうちゃく が 十分じゅっぷん ほど 遅おく れる 見込みこ みです。 Because of a train delay, I expect to arrive about ten minutes late.
「～見込みです」 gives an objective forecast and is common in late-arrival notices. Send the notice early and include the expected arrival time.
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015
体調たいちょう が 優すぐ れないため、 本日ほんじつ は 在宅勤務ざいたくきんむ に 切き り 替か えてもよろしいでしょうか。 I am not feeling well. Would it be all right if I switched to working from home today?
「～てもよろしいでしょうか」 politely asks permission and is more concise than overusing 「させていただく」. Use it with your direct manager.
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016
午後ごご に 通院つういん の 予定よてい があるため、 本日ほんじつ は 3時さんじ ごろに 退勤たいきん します。 I have a medical appointment this afternoon, so I will leave at around three today.
A team status update only needs the reason and expected departure time. This sentence reports the plan; it does not itself ask a manager for permission.
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017
一時間いちじかん ほど 席せき を 外はず しますが、チャットは 確認かくにん できます。 I will be away from my desk for about an hour, but I can still check chat.
It first reports the absence, then states the available contact channel, making the update complete.
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018
明日あした から 通常つうじょう どおり 出社しゅっしゃ する 予定よてい です。 I plan to return to the office as usual starting tomorrow.
「通常どおり」 means returning to the normal pattern; 「予定です」 keeps it framed as a plan.
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019
本日ほんじつ の 担当たんとう は 私わたし ですので、 何なに かあればお 知し らせください。 I am the person on duty today, so please let me know if anything comes up.
「～ですので」 gives the basis, while the rest of the sentence actively accepts responsibility as the point of contact.
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020
山田部長やまだぶちょう はただいま 別べつ の 会議かいぎ に 出席しゅっせき しています。 Department Manager Yamada is currently attending another meeting.
「ただいま」 is more polite than 「今」 when describing someone's present status. This title is for internal use; do not honor your own manager this way to an outside client.
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021
新あたら しくチームに 加くわ わった 鈴木すずき さんをご 紹介しょうかい します。 I would like to introduce Suzuki, who recently joined the team.
「チームに加わった」 is more suitable for a workplace introduction than the casual 「新しく入った」.
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022
今後こんご 、この 案件あんけん については 私わたし が 窓口まどぐち になります。 From now on, I will be the point of contact for this matter.
「窓口になる」 means becoming the single contact or coordination point.
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023
先日せんじつ は 歓迎会かんげいかい を 開ひら いていただき、ありがとうございました。 Thank you for holding a welcome party for me the other day.
「～ていただき」 expresses appreciation for benefiting from another person's action.
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024
おかげさまで、 少すこ しずつ 職場しょくば にも 慣な れてきました。 Thanks to all of you, I am gradually getting used to the workplace.
「おかげさまで」 attributes a positive result to the other person's help.
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025
今後こんご とも、ご 指導しどう のほどよろしくお 願ねが いいたします。 I would be grateful for your continued guidance.
「今後とも」 asks for continued guidance in the future and works well at the close of a self-introduction.
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2. Receiving instructions and confirming a task
25 phrases
Confirm scope, deliverables, priority, and completion criteria when a task is assigned to reduce avoidable rework.
026
今回こんかい の 作業さぎょう の 目的もくてき を、もう 一度いちど 確認かくにん してもよろしいでしょうか。 May I confirm the purpose of this task once more?
「確認してもよろしいでしょうか」 politely asks to confirm something without sounding as though the speaker doubts the other person.
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027
最終的さいしゅうてき に、どの 状態じょうたい まで 仕上しあ げれば 完了かんりょう でしょうか。 What condition should the final result be in for the task to be considered complete?
「どの状態まで仕上げれば」 identifies a completion criterion that can actually be checked and accepted.
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028
成果物せいかぶつ は 報告書ほうこくしょ と 集計しゅうけい データの 二点にてん で 合あ っていますか。 Am I right that the two deliverables are the report and the aggregated data?
「～で合っていますか」 checks concrete items or quantities.
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029
報告書ほうこくしょ は 既存きそん のテンプレートを 使つか えばよいでしょうか。 Should I use the existing template for the report?
「～ばよいでしょうか」 confirms the action the speaker should take.
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030
どの 資料しりょう を 参考さんこう にすればよいか 教おし えていただけますか。 Could you tell me which materials I should refer to?
An indirect question with 「どの～か」 followed by a request sounds natural and polite.
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031
締し め 切き りは 今週こんしゅう 金曜日きんようび の 正午しょうご という 認識にんしき で 合あ っていますか。 Am I correct in understanding that the deadline is noon this Friday?
「～という認識で合っていますか」 formally checks the speaker's understanding.
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032
ほかの 案件あんけん と 比くら べて、こちらを 優先ゆうせん したほうがよいでしょうか。 Should I prioritize this over the other matters?
「～たほうがよいでしょうか」 asks about priority between possible actions.
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033
まずは 概要がいよう だけまとめて、 詳細しょうさい は 後あと から 追加ついか すればよいですか。 Should I first summarize only the outline and add the details later?
A direct 「～すればよいですか」 clearly checks the working method and avoids vague wording such as 「～形で」.
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034
確認かくにん していただく 前まえ に、どの 段階だんかい まで 仕上しあ げておくべきでしょうか。 How far should I complete it before asking you to review it?
「どの段階まで」 confirms the level of completion expected before submitting work for review.
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035
対象範囲たいしょうはんい には 海外拠点かいがいきょてん のデータも 含ふく まれますか。 Does the scope also include data from our overseas offices?
「～も含まれますか」 checks whether the task scope includes a particular item.
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036
この 数値すうち は 税込ぜいこ みで 計算けいさん しますか、それとも 税抜ぜいぬ きですか。 Should this figure be calculated including tax or excluding tax?
「Aですか、それともBですか」 presents a clear choice between two alternatives.
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037
関係者かんけいしゃ への 確認かくにん は、 私わたし が 直接ちょくせつ 行おこな っても 問題もんだい ありませんか。 Would it be all right for me to check directly with the people involved?
「私が直接行っても問題ありませんか」 checks the speaker's authority and boundaries. Confirm permission before contacting across levels or departments.
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038
作業中さぎょうちゅう に 判断はんだん が 必要ひつよう になった 場合ばあい は、どなたに 相談そうだん すればよいですか。 If a judgment is needed during the task, whom should I consult?
「～場合は」 establishes the condition, then confirms the person to consult if it occurs.
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039
まずはたたき 台だい を 作つく り、 明日あした の 午前中ごぜんちゅう に 共有きょうゆう します。 I will first prepare a rough draft and share it tomorrow morning.
「たたき台」 is an initial proposal meant for discussion and revision; 「まずは」 marks it as the first version.
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040
まず 優先度ゆうせんど の 高たか い 三社さんしゃ から 確認かくにん を 進すす めます。 I will start by checking the three highest-priority companies.
「～から進めます」 explains that work will begin according to priority.
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041
「 簡単かんたん にまとめる」というのは、1ページ 程度ていど という 理解りかい でよろしいでしょうか。 When you say “summarize it briefly,” should I understand that to mean about one page?
It quotes a vague instruction, supplies a concrete scale, and checks it with 「という理解でよろしいでしょうか」.
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042
「なるべく 早はや く」とのことですが、 本日中ほんじつじゅう の 対応たいおう が 必要ひつよう でしょうか。 You said “as soon as possible.” Does it need to be completed today?
「～とのことですが」 quotes the other person's wording and then makes it more specific.
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043
修正箇所しゅうせいかしょ は 赤字あかじ で 示しめ せばよいでしょうか。 Should I show the revisions in red?
「～で示す」 means presenting content in a particular form or format.
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044
完成かんせい 後ご は、 共有きょうゆう フォルダーに 保存ほぞん してご 連絡れんらく します。 When it is finished, I will save it in the shared folder and let you know.
A complete update states both where the finished work will be saved and that the other person will be notified.
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045
念ねん のため、 依頼内容いらいないよう を 整理せいり して 確認かくにん させてください。 Just to be safe, please let me organize and confirm the request.
「念のため」 marks a check intended to prevent mistakes; 「～させてください」 politely proposes the action.
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046
私わたし の 担当たんとう はデータ 収集しゅうしゅう までで、 分析ぶんせき は 佐藤さとう さんが 担当たんとう するという 理解りかい です。 My understanding is that I am responsible through data collection, while Sato will handle the analysis.
「～が担当するという理解です」 restates the division of responsibility and leaves room for correction.
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047
先さき に 顧客こきゃく 向む け 資料しりょう を 仕上しあ げ、その 後ご で 社内版しゃないばん を 作成さくせい します。 I will finish the client-facing materials first, then prepare the internal version.
「先に～、その後で～」 clearly states the order in which work will proceed.
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048
本日中ほんじつじゅう に 初稿しょこう を 作つく り、 明日あした の 会議かいぎ で 方向性ほうこうせい を 確認かくにん します。 I will prepare the first draft today and confirm the direction at tomorrow's meeting.
The sentence gives both the immediate deliverable and the next confirmation point.
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049
追加ついか の 条件じょうけん がなければ、この 方針ほうしん で 作業さぎょう を 開始かいし します。 Unless there are additional conditions, I will begin work with this approach.
「～なければ」 defines the default action if there is no objection. Use it only when the other person has a real opportunity to respond.
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050
もし 認識にんしき に 相違そうい があれば、 着手ちゃくしゅ 前まえ にご 指摘してき いただけると 助たす かります。 If my understanding differs from yours, I would appreciate it if you could point it out before I begin.
「認識に相違があれば」 formally describes a difference in understanding and clearly requests correction before work starts. It is useful in written task summaries.
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3. Asking for clarification, restating, and correcting
10 phrases
When something was unclear or your understanding differs, a prompt confirmation is more professional than a vague agreement.
051
すみません、 最後さいご の 部分ぶぶん をもう 一度いちど お 願ねが いできますか。 Sorry, could you repeat the last part?
「もう一度お願いできますか」 is a natural way to ask someone to repeat something.
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052
少すこ し 音声おんせい が 途切とぎ れたため、もう 一度いちど お 話はな しいただけますか。 The audio cut out a little. Could you say that again?
Giving the objective reason that the audio was unclear before asking for repetition softens the request.
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053
恐おそ れ 入い りますが、もう 少すこ しゆっくりお 話はな しいただけますか。 I am sorry to trouble you, but could you speak a little more slowly?
「恐れ入りますが」 is a formal cushion used before a request that inconveniences the other person.
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054
先さき ほどの「 一次対応いちじたいおう 」とは、 具体的ぐたいてき にどこまでの 作業さぎょう を 指さ しますか。 When you said “initial response” earlier, exactly how much work does that include?
「～とは、具体的にどこまでを指しますか」 confirms the scope of an internal term.
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055
その 略称りゃくしょう の 正式名称せいしきめいしょう を 教おし えていただけますか。 Could you tell me the full name behind that abbreviation?
「略称／正式名称」 is useful for checking internal abbreviations and technical terms.
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056
お 名前なまえ の 漢字かんじ を 確認かくにん してもよろしいでしょうか。 May I confirm the kanji used to write your name?
Use this to politely confirm the written form of a name on the phone or when receiving a visitor.
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057
会議かいぎ は 十四日じゅうよっか の 木曜日もくようび で 間違まちが いないでしょうか。 The meeting is on Thursday the fourteenth, correct?
「～で間違いないでしょうか」 carefully checks important information such as a date.
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058
金額きんがく は 十五万円じゅうごまんえん ではなく、 五十万円ごじゅうまんえん でしょうか。 The amount is not 150,000 yen but 500,000 yen, correct?
「AではなくB」 clearly distinguishes two easily confused figures. On the phone, read each amount back carefully.
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059
対象たいしょう は 全店舗ぜんてんぽ ですか、それとも 関西かんさい の 店舗てんぽ だけですか。 Does the scope cover every store, or only the stores in Kansai?
A two-option question confirms the exact scope and avoids a vague answer.
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060
バージョンは「2.1.0」で 合あ っていますか。 The version is 2.1.0, correct?
Version numbers are normally written as digits in real workplace communication and checked with 「～で合っていますか」.
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